El 1 de enero de 2027 marcará un cambio importante para muchas empresas españolas. A partir de esa fecha, los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en el ámbito de la normativa deberán utilizar sistemas informáticos de facturación adaptados a los nuevos requisitos.
Aunque todavía estamos en 2026, esperar a diciembre para comprobar si el software de facturación cumple puede convertir una adaptación planificable en un problema urgente.
Este año debería servir para responder algunas preguntas importantes: ¿afecta VeriFactu a mi empresa?, ¿está preparado el programa que utilizamos?, ¿será suficiente con actualizarlo?, ¿puede ser necesario cambiar de sistema? y, sobre todo, ¿qué tendremos que tener resuelto cuando llegue enero?
La ampliación de los plazos ha dado más margen para prepararse, pero no ha eliminado la obligación. De hecho, la Agencia Tributaria considera el periodo anterior a las fechas de entrada en vigor como un periodo de pruebas, lo que permite utilizar 2026 para comprobar sistemas y preparar la adaptación.
Enero de 2027, la fecha que muchas empresas deben marcar en el calendario
El calendario actual establece dos fechas diferentes. Las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en el Reglamento, el plazo se amplía hasta el 1 de julio de 2027.
La Agencia Tributaria mantiene actualizada la información oficial sobre VeriFactu y los sistemas informáticos de facturación, por lo que esta debería ser siempre la referencia para comprobar cualquier cambio normativo.
Para muchas sociedades, por tanto, el verdadero periodo de preparación es el segundo semestre de 2026.
La adaptación no consiste simplemente en esperar a que aparezca una nueva opción en el programa de facturación. Antes de enero conviene saber exactamente qué software utiliza la empresa, qué versión tiene instalada, si el proveedor garantiza su adaptación, qué procesos dependen de ese programa y qué pruebas será necesario realizar.
Además, cuando hablamos habitualmente de “VeriFactu” estamos simplificando una normativa más amplia. El Reglamento establece los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y contempla dos modalidades válidas: VERIFACTU y NO VERIFACTU.
En la modalidad VERIFACTU, los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria después de generarse. En la modalidad NO VERIFACTU no se produce ese envío inmediato, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales de seguridad, firma, conservación y registro de eventos. Ambas modalidades forman parte del marco previsto por la normativa.
Por eso, la pregunta realmente importante para una empresa no es únicamente si “tendrá VeriFactu”, sino si su sistema de facturación cumplirá los nuevos requisitos cuando llegue la fecha que le corresponda.
También existen situaciones que deben analizarse individualmente, como las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información o los contribuyentes sujetos a regímenes fiscales forales. En estos casos no conviene aplicar automáticamente el mismo escenario que al resto de empresas y es recomendable comprobar la normativa concreta que corresponde.
Lo que tu empresa debería revisar durante 2026
Llegar preparado al 1 de enero de 2027 implica algo más que preguntar al proveedor si el programa “estará actualizado”.
El primer paso es identificar con precisión qué sistemas participan actualmente en la facturación. Algunas empresas utilizan una única aplicación, mientras que en otras existe un ERP conectado con CRM, contabilidad, almacén, comercio electrónico, TPV, proyectos u otras herramientas.
Cuanto mayor sea este nivel de integración, más importante será analizar las consecuencias de cualquier cambio. COASER trabaja precisamente en el desarrollo e integración de aplicaciones empresariales y soluciones adaptadas a los procesos de cada organización, un aspecto que puede ser relevante cuando la facturación está conectada con otros sistemas.
También hay que comprobar qué versión del software se utiliza y si estará adaptada. Los fabricantes de los sistemas afectados deben acreditar mediante una declaración responsable que el producto y su versión cumplen los requisitos establecidos por el Reglamento.
Durante 2026 convendría tener controlados, al menos, estos aspectos:
- El software y la versión que utiliza actualmente la empresa.
- Las series y procesos de facturación.
- Las integraciones con otros programas.
- Los usuarios que intervienen en el proceso.
- Los certificados y configuraciones que puedan ser necesarios.
- Las pruebas que deberán realizarse.
- La formación de las personas que gestionan la facturación.
- El histórico de información que debe conservarse.
- Los procedimientos previstos ante errores o incidencias.
Una empresa que ya trabaje con una solución actualizada y correctamente mantenida puede encontrarse ante una adaptación relativamente sencilla. El escenario cambia cuando se utilizan programas antiguos, desarrollos que llevan años sin actualizarse o diferentes herramientas conectadas mediante procesos manuales.
La infraestructura que sostiene esas aplicaciones también forma parte de la ecuación. Revisar la disponibilidad, mantenimiento y funcionamiento de los sistemas tecnológicos de la empresa puede ayudar a evitar que el cambio normativo se aborde de manera aislada.
Llegar a 2027 sin estar preparado puede afectar a algo más que el cumplimiento
Uno de los principales riesgos de dejar la adaptación para el último momento es descubrir demasiado tarde que no basta con instalar una actualización.
Si una empresa comprueba en noviembre o diciembre que su programa no podrá continuar utilizándose de la misma forma, puede tener que modificar integraciones, cambiar procesos o incluso migrar a otra plataforma.
Y una migración empresarial no debería improvisarse.
Hay datos que revisar, configuraciones que realizar, permisos que establecer, usuarios que formar y procesos que probar antes de sustituir una herramienta que participa directamente en la facturación.
Además, facturación raramente funciona de manera aislada. Puede estar conectada con pedidos, clientes, ventas, contabilidad, inventario o producción. Una modificación realizada sin suficientes pruebas puede trasladar las incidencias a otras áreas del negocio.
También existe una cuestión de cumplimiento que no conviene ignorar. La Ley General Tributaria contempla infracciones relacionadas con la tenencia de determinados sistemas que deberían estar adaptados y no lo estén. La propia Agencia Tributaria explica que, una vez alcanzada la fecha de obligación correspondiente, la tenencia de un sistema no adaptado que siga teniendo capacidad para emitir facturas puede entrar en el supuesto sancionador previsto en el artículo 201 bis.2, que contempla una multa fija de 50.000 euros por ejercicio, siempre previa valoración de las circunstancias y responsabilidad del obligado.
No significa que cualquier incidencia técnica genere automáticamente una sanción. Sí demuestra que la adaptación no debería tratarse como una actualización menor que puede resolverse apresuradamente el último día del año.
VeriFactu puede ser también el momento de revisar si tu ERP sigue siendo suficiente
No todas las empresas necesitarán cambiar de sistema para adaptarse a los nuevos requisitos.
Si el programa actual responde bien a las necesidades del negocio, está correctamente mantenido y su fabricante garantiza la adaptación, realizar una migración únicamente por VeriFactu puede no tener sentido.
Pero existen otras situaciones.
Cuando la información está repartida entre varios programas, se introducen repetidamente los mismos datos, existen demasiadas tareas manuales o las hojas de cálculo se han convertido en una pieza imprescindible del funcionamiento diario, la llegada de VeriFactu puede ser una buena ocasión para preguntarse si el sistema de gestión actual sigue siendo adecuado.
En COASER ya hemos analizado este problema al hablar de la transición de una pyme desde hojas de Excel y procesos manuales hacia un ERP integrado. El problema no es utilizar Excel: sigue siendo una herramienta tremendamente útil. Aparece cuando acaba sustituyendo funciones para las que la empresa necesita trazabilidad, automatización, integración y una única fuente de información.
Un ERP puede conectar dentro de un mismo entorno procesos que antes funcionaban de manera independiente. Esto permite que ventas, facturación, clientes, inventario, proyectos o contabilidad compartan información y evita una parte de las duplicidades propias de trabajar con herramientas separadas.
COASER trabaja con Odoo y dispone de una solución específica para ayudar a las empresas con Odoo y VeriFactu. Odoo incorpora actualmente para España módulos específicos de VeriFactu para facturación y Punto de Venta, además de un entorno de prueba previo a la utilización en producción.
Pero la decisión de implantar un ERP no debería comenzar por el software. Primero hay que analizar los procesos, detectar dónde se están generando ineficiencias y determinar qué necesita realmente la empresa.
Por eso, más allá de VeriFactu, puede ser interesante valorar cómo la optimización de procesos con Odoo puede mejorar la gestión y rentabilidad de una empresa, especialmente cuando el cambio normativo coincide con problemas de gestión que ya existían anteriormente.
VeriFactu puede obligar a revisar la facturación. Eso no significa que todas las empresas deban implantar un ERP, pero sí puede ser un buen momento para analizar si tiene sentido limitarse a cumplir o aprovechar el proyecto para mejorar procesos que llevan años necesitando una revisión.
Llegar a enero de 2027 con el trabajo hecho
La ampliación de los plazos no debería interpretarse como una razón para posponer la adaptación hasta finales de 2026. Precisamente ofrece algo que será mucho más difícil conseguir cuando se acerque enero: tiempo para decidir.
Tiempo para consultar al proveedor actual, revisar versiones, comprobar integraciones, realizar pruebas, formar al equipo y saber con antelación si será suficiente actualizar el sistema o será necesario abordar un proyecto de mayor alcance.
El objetivo debería ser que el 1 de enero de 2027 sea simplemente la fecha en la que empieza a funcionar una adaptación que ya ha sido analizada y probada, y no el momento en el que la empresa empieza a preguntarse qué tiene que cambiar.
Si todavía no sabes si el sistema de facturación de tu empresa estará preparado, puedes consultar la solución de COASER para VeriFactu y Odoo. Y si necesitas estudiar tu situación concreta antes de tomar una decisión, puedes hablar con el equipo de COASER para revisar los siguientes pasos con tiempo.
