Implantar un ERP no consiste únicamente en instalar un programa, configurar unos cuantos módulos y empezar a utilizarlo. Es un proyecto que puede modificar la manera en la que una empresa gestiona ventas, compras, facturación, inventario, proyectos, clientes o información financiera.
Por eso, buena parte del éxito de una implantación ERP se decide antes de que el nuevo sistema entre en funcionamiento.
Un análisis inicial insuficiente, una migración de datos mal planteada o intentar reproducir exactamente todos los procesos anteriores pueden provocar retrasos, sobrecostes y rechazo entre los usuarios. En cambio, cuando el proyecto se estructura por fases y cada decisión responde a una necesidad concreta del negocio, el ERP puede convertirse en una herramienta para ordenar procesos y mejorar la gestión.
Antes de empezar, conviene entender qué etapas debería recorrer una implantación y qué errores merece la pena evitar desde el primer día.
Una implantación ERP empieza antes de configurar el software
El primer paso no debería ser elegir módulos ni decidir qué pantallas utilizará cada departamento.
Antes hay que entender cómo funciona actualmente la empresa.
Esto implica identificar procesos, responsables, aplicaciones existentes, información que se comparte entre departamentos y puntos en los que aparecen ineficiencias. Por ejemplo, puede haber datos que se introducen varias veces, tareas administrativas repetitivas, hojas de cálculo que se han convertido en herramientas imprescindibles o programas que funcionan de manera independiente.
Si estos problemas no se detectan al principio, existe el riesgo de trasladarlos al nuevo ERP.
En COASER ya hemos abordado esta cuestión al analizar la transición desde Excel y procesos manuales hacia un ERP integrado. El objetivo no debería ser digitalizar cada tarea exactamente como se hacía antes, sino aprovechar la implantación para revisar si determinados procesos pueden simplificarse, automatizarse o conectarse mejor.
Esta fase de análisis también permite establecer prioridades.
No todas las empresas necesitan implantar todas las áreas al mismo tiempo. En algunos casos puede tener sentido comenzar con CRM, ventas y facturación. En otros, inventario, compras o gestión de proyectos pueden ser más importantes.
Precisamente por eso, elegir un ERP adecuado para la empresa debería partir de las necesidades del negocio y no únicamente de una comparación de funcionalidades.
Las principales fases de una implantación ERP
Aunque cada proyecto tiene sus particularidades, una implantación bien estructurada suele recorrer varias etapas claramente diferenciadas.
1. Análisis de necesidades y definición del alcance
Esta primera fase determina qué se quiere conseguir.
Hay que identificar los procesos que entrarán en el proyecto, los departamentos afectados, las aplicaciones que deberán integrarse y los problemas que se quieren resolver.
También conviene establecer qué queda fuera.
Uno de los riesgos habituales en los proyectos ERP es que el alcance crezca continuamente. Durante las reuniones aparecen nuevas necesidades, automatizaciones interesantes y funcionalidades que sería útil incorporar. Si todas se añaden sobre la marcha, el proyecto puede hacerse cada vez más complejo.
Definir un alcance inicial permite distinguir entre lo imprescindible para empezar a trabajar y las mejoras que pueden abordarse posteriormente.
2. Diseño y adaptación de los procesos
Una vez entendido el funcionamiento de la empresa, hay que determinar cómo se trasladará al ERP.
Aquí aparece una decisión importante: qué procesos pueden resolverse utilizando el funcionamiento estándar del sistema y cuáles requieren adaptación, integración o desarrollo específico.
Personalizar puede ser necesario, pero personalizar todo no suele ser una buena estrategia.
Cuanto más se aleje una implantación del funcionamiento estándar de la plataforma, mayor puede ser posteriormente la complejidad de mantenerla, actualizarla o evolucionarla.
Por eso merece la pena analizar cada necesidad antes de desarrollar una solución específica. COASER trabaja también en desarrollo e integración de aplicaciones empresariales, lo que permite conectar un ERP con otras herramientas cuando existe una necesidad real sin asumir que todo debe resolverse mediante personalizaciones.
3. Preparación y migración de datos
Los datos son uno de los elementos más delicados de cualquier implantación ERP.
Clientes duplicados, productos obsoletos, campos incompletos, referencias diferentes o información almacenada con criterios distintos pueden generar problemas al migrar.
Por eso, trasladar datos no significa simplemente exportar de un programa e importar en otro.
Antes conviene revisar:
- Qué información debe conservarse.
- Qué datos pueden eliminarse.
- Qué registros deben corregirse o unificarse.
- Qué histórico necesita estar disponible.
- Qué relaciones existen entre clientes, productos, pedidos o documentos.
- Cómo se comprobará que la migración se ha realizado correctamente.
Una base de datos limpia permite empezar a trabajar con una información mucho más fiable y evita heredar problemas que llevaban años acumulándose en el sistema anterior.
4. Configuración, integraciones y pruebas
Cuando el entorno está preparado, comienza la configuración de los procesos definidos.
Es el momento de establecer usuarios, permisos, flujos de trabajo, documentos, automatizaciones e integraciones.
Pero configurar no significa que el proyecto esté terminado.
Antes de poner el ERP en producción hay que probar situaciones reales: crear un cliente, generar un presupuesto, convertirlo en pedido, facturar, registrar una compra, gestionar una devolución o completar cualquier otro proceso relevante para la empresa.
Las pruebas deberían realizarse con usuarios que conozcan bien la actividad diaria.
Ellos pueden detectar rápidamente escenarios que no aparecen en una demostración teórica y confirmar si el sistema responde correctamente cuando se enfrenta a situaciones habituales.
5. Formación, puesta en marcha y evolución
La última fase no debería limitarse a entregar unas credenciales y explicar dónde se encuentran las opciones principales.
La formación es parte del proyecto.
Los usuarios tienen que entender qué cambia, qué información deben introducir y por qué determinados procesos se realizan ahora de otra manera. Cuando el equipo comprende el objetivo del cambio, la adopción suele ser más sencilla.
Además, la puesta en marcha no es realmente el final de una implantación ERP.
Durante las primeras semanas aparecen ajustes, nuevas necesidades y oportunidades de mejora que solo pueden detectarse cuando el sistema empieza a utilizarse en situaciones reales.
Un ERP debería evolucionar junto al negocio.
Cinco errores que pueden complicar una implantación desde el principio
Los problemas de un proyecto ERP no suelen deberse únicamente al software. Muchas veces aparecen por decisiones tomadas durante la preparación y ejecución.
Intentar reproducir exactamente el sistema anterior
Si todos los procesos actuales se trasladan sin cuestionarlos, la empresa puede acabar utilizando una plataforma nueva para trabajar exactamente igual que antes.
La implantación debería servir también para revisar procedimientos que han dejado de ser eficientes.
Personalizar demasiado pronto
Puede existir la tentación de adaptar cada detalle desde el primer momento.
Sin embargo, antes de desarrollar conviene comprobar si el funcionamiento estándar del ERP puede resolver la necesidad de una manera diferente y más sencilla.
Las personalizaciones deberían responder a procesos que realmente aporten valor o sean imprescindibles para el negocio.
Migrar todos los datos sin revisarlos
Pasar años de información sin depurar puede llenar el nuevo sistema de duplicados, referencias obsoletas y errores.
La migración debería considerarse una oportunidad para mejorar la calidad del dato.
Intentar implantarlo todo a la vez
CRM, ventas, compras, almacén, contabilidad, recursos humanos, proyectos, producción…
Que un ERP pueda gestionar muchas áreas no significa que todas tengan que implantarse simultáneamente.
Trabajar por prioridades puede reducir la complejidad y facilitar que el equipo asimile progresivamente el nuevo entorno.
No planificar lo que ocurrirá después
Las necesidades empresariales cambian.
Por eso, al valorar un proyecto conviene preguntar también quién se ocupará posteriormente del soporte, las actualizaciones, las nuevas integraciones y la evolución del sistema.
La implantación debería entenderse como el inicio de una nueva forma de trabajar, no como un proyecto que termina el día en el que se enciende el nuevo ERP.
Odoo permite plantear una implantación ERP progresiva
Una de las características de Odoo es su estructura modular. La plataforma dispone de aplicaciones para ventas, CRM, facturación, contabilidad, compras, inventario, proyectos y otras áreas que pueden integrarse dentro de un mismo entorno.
La información oficial de Odoo sobre su plataforma ERP permite consultar las distintas áreas que puede cubrir.
Esto hace posible plantear una implantación progresiva, comenzando por los procesos prioritarios y añadiendo otras funcionalidades conforme evolucionan las necesidades.
Pero disponer de muchos módulos no sustituye el análisis previo.
El punto de partida debería seguir siendo el mismo: comprender los procesos, determinar qué información debe integrarse y establecer qué resultado espera obtener la empresa.
En COASER trabajan con Odoo dentro de proyectos de digitalización empresarial y ya hemos explicado también cómo la optimización de procesos con Odoo puede influir en la rentabilidad.
Además, determinadas empresas están revisando actualmente su ERP debido a los cambios relacionados con los sistemas de facturación. Para aquellas que estén valorando ambos proyectos conjuntamente, COASER dispone también de una solución de Odoo y VeriFactu.
Una buena implantación empieza tomando mejores decisiones
Un ERP puede convertirse en una pieza central de la empresa durante muchos años. Por eso, dedicar tiempo al análisis inicial no retrasa el proyecto: ayuda a reducir errores posteriores.
Definir correctamente el alcance, revisar procesos, preparar los datos, limitar las personalizaciones innecesarias, probar el sistema y formar a los usuarios permite afrontar la puesta en marcha con una base mucho más sólida.
La cuestión no es implantar el mayor número posible de funcionalidades, sino conseguir que la tecnología ayude a trabajar de una manera más ordenada, integrada y eficiente.
Si tu empresa está valorando implantar un ERP y quieres analizar qué procesos deberían formar parte del proyecto desde el principio, puedes hablar con el equipo de COASER para estudiar tus necesidades antes de comenzar la implantación.
