Una empresa necesitaba adaptar su sistema de facturación a los nuevos requisitos de VeriFactu antes de la entrada en vigor de la normativa. El proyecto planteaba un reto que iba más allá de incorporar un código QR a las facturas: era necesario revisar cómo se generaba la información, qué procesos intervenían antes de facturar y cómo debía funcionar el sistema para que la adaptación no generase nuevas tareas manuales.
Desde COASER abordamos el proyecto mediante la implantación de Odoo, utilizando VeriFactu como punto de partida para construir un entorno en el que ventas, clientes, operaciones y facturación pudieran trabajar de forma más conectada.
El objetivo era llegar a 2027 con el sistema implantado, probado y preparado, evitando que un cambio obligatorio en la facturación terminase convirtiéndose en una adaptación de última hora.
El reto: preparar VeriFactu sin complicar la operativa diaria
La empresa utilizaba diferentes procedimientos para gestionar la información que terminaba llegando a facturación. Una parte de los datos se generaba durante la gestión comercial y posteriormente tenía que trasladarse a administración para preparar pedidos, comprobar información y emitir las facturas.
El sistema permitía trabajar, pero existían tareas manuales y comprobaciones que aumentaban a medida que crecía el volumen de operaciones. La llegada de VeriFactu obligaba además a revisar el software utilizado para facturar y decidir cómo afrontar los nuevos requisitos técnicos.
La empresa podía limitarse a buscar una solución que resolviese únicamente esa obligación, pero eso habría mantenido gran parte de los procesos anteriores sin cambios. Por este motivo, planteamos el proyecto desde una perspectiva más amplia: utilizar la adaptación a VeriFactu para conectar mejor el recorrido completo que termina en la factura.
La necesidad regulatoria se convirtió así en una oportunidad para revisar cómo circulaba la información y reducir la dependencia de tareas manuales entre departamentos.
En nuestra solución de VeriFactu con Odoo trabajamos precisamente con este enfoque: la facturación forma parte de la gestión de la empresa y no debería funcionar como un proceso aislado.
El análisis previo: entender todo lo que ocurre antes de emitir una factura
Antes de configurar Odoo analizamos el recorrido real de las operaciones. Era necesario conocer qué información se generaba durante la relación con el cliente, cuándo se convertía en una operación facturable, qué personas intervenían y qué comprobaciones se realizaban antes de emitir el documento definitivo.
Esta fase permitió identificar qué procesos debían formar parte de la primera implantación y qué información tenía que mantenerse conectada.
El recorrido principal podía resumirse de esta manera:
Cliente → Venta → Operación → Facturación → VeriFactu
La prioridad no era incorporar el mayor número posible de módulos, sino conseguir que la información necesaria para facturar se generase y permaneciese dentro de un flujo coherente.
También revisamos los datos existentes antes de trasladarlos al nuevo entorno. Como ocurre en muchas implantaciones, había información histórica que debía conservarse, registros que necesitaban revisión y datos que no tenía sentido trasladar al nuevo sistema.
Esta preparación permitió iniciar el proyecto sobre una estructura más ordenada y evitar trasladar a Odoo problemas que pertenecían al funcionamiento anterior.
Odoo como entorno de gestión y facturación para VeriFactu
Una vez definido el alcance, configuramos Odoo para que la facturación quedase integrada con los procesos que la precedían.
Odoo 19 dispone de soporte específico para VeriFactu en España. Su documentación oficial contempla la configuración del sistema, la gestión del certificado correspondiente, la generación de los documentos asociados al registro y la incorporación del código QR en las facturas. Puede consultarse el funcionamiento actual en la documentación oficial de Odoo para España.
Para la empresa, sin embargo, el valor del proyecto no estaba únicamente en disponer de esa funcionalidad. La mejora aparecía al integrar VeriFactu dentro de un sistema en el que la información utilizada para facturar ya procedía de procesos anteriores.
Una información que avanza hasta la factura
Con el nuevo entorno, la información comercial y operativa puede continuar hacia la facturación sin depender continuamente de que una persona vuelva a introducir los mismos datos.
Esto reduce duplicidades y mejora la trazabilidad de cada operación, ya que resulta más sencillo relacionar la actividad previa con el documento finalmente emitido.
La factura deja así de ser un elemento generado de manera independiente y pasa a formar parte de un recorrido gestionado dentro de Odoo.
VeriFactu integrado en el propio proceso de facturación
La configuración permite que el nuevo procedimiento de facturación incorpore los requisitos correspondientes a VeriFactu dentro de la operativa habitual.
De este modo, el equipo no necesita trabajar con un procedimiento paralelo pensado únicamente para cumplir la normativa. La adaptación se integra dentro de la herramienta que utiliza para gestionar y emitir las facturas.
Este planteamiento era especialmente importante para evitar que VeriFactu añadiese una nueva capa de complejidad al trabajo administrativo.
Las pruebas antes de la puesta en marcha fueron una parte del proyecto
Uno de los objetivos desde el inicio era evitar que la primera comprobación real del sistema se produjese cuando VeriFactu ya fuese obligatorio.
La Agencia Tributaria establece actualmente el 1 de enero de 2027 como fecha obligatoria para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos en el ámbito correspondiente. El periodo anterior constituye un periodo de pruebas, según las preguntas frecuentes publicadas por la Agencia Tributaria.
Aprovechamos ese margen para validar los principales escenarios de facturación y comprobar el funcionamiento de la configuración antes de la puesta en marcha definitiva.
Las pruebas incluyeron operaciones habituales de la empresa, revisión de los datos necesarios para emitir las facturas y comprobación del recorrido que debía seguir la información dentro de Odoo.
El objetivo era detectar incidencias mientras todavía existía margen para corregirlas, en lugar de descubrirlas durante una jornada normal de trabajo después de la fecha obligatoria.
La formación: preparar el sistema y también a las personas
Una implantación puede funcionar técnicamente y, aun así, generar problemas si las personas que deben utilizarla no entienden cómo cambia su operativa.
Por eso la formación formó parte del proyecto antes de la puesta en marcha.
Trabajamos con los usuarios sobre situaciones habituales para que pudieran entender cómo se generaba ahora la información, cómo llegaba hasta facturación y qué elementos del proceso cambiaban con VeriFactu.
La formación también permitió identificar dudas y determinados ajustes que resultaban más fáciles de detectar cuando los usuarios comenzaban a trabajar con escenarios próximos a su actividad diaria.
Desde COASER entendemos la implantación de Odoo como un proceso que incluye análisis, configuración, pruebas, formación y acompañamiento. La puesta en marcha no debería ser el momento en el que el usuario descubre por primera vez cómo tiene que realizar su trabajo.
El cambio: de preparar VeriFactu a disponer de una facturación más conectada
El resultado del proyecto no fue únicamente disponer de un sistema preparado para VeriFactu. La implantación permitió modificar la relación entre los procesos que generan la información y la propia facturación.
Menos duplicidad de información
Los datos necesarios para completar las operaciones pueden avanzar dentro de Odoo, reduciendo la necesidad de volver a introducir información que ya se había generado previamente.
Esto disminuye trabajo administrativo y reduce uno de los puntos habituales de error en procesos gestionados mediante aplicaciones independientes.
Mayor trazabilidad
Al trabajar dentro de un mismo entorno resulta más sencillo seguir el recorrido de una operación y conocer qué información ha dado lugar a una determinada factura.
La trazabilidad no depende únicamente de consultar el documento final, sino de poder relacionarlo con las etapas anteriores de la gestión.
Un procedimiento de facturación preparado antes de la fecha obligatoria
El cambio se realizó con margen suficiente para configurar, probar y formar antes de que el nuevo escenario fuese obligatorio.
Esta planificación evitó concentrar migración, configuración y aprendizaje en las últimas semanas del año, uno de los riesgos que analizamos también cuando explicamos cómo preparar una implantación de Odoo sin trasladar los problemas del sistema anterior.
Una base preparada para seguir evolucionando
Odoo permite que el proyecto continúe creciendo posteriormente. Una vez estabilizado el núcleo inicial, la empresa puede valorar la incorporación de nuevos procesos, automatizaciones o integraciones cuando exista una necesidad concreta.
Si es necesario conectar Odoo con otras herramientas que deban mantenerse dentro de la organización, desde COASER podemos trabajar también mediante nuestro servicio de desarrollo e integraciones.
VeriFactu como punto de partida, no como único objetivo
La obligación de adaptar la facturación fue el motivo que impulsó inicialmente el proyecto, pero limitar la implantación a resolver únicamente ese requisito habría desaprovechado una oportunidad para mejorar otros aspectos de la gestión.
Con Odoo, la empresa dispone ahora de un entorno en el que VeriFactu forma parte del proceso de facturación y la información puede llegar hasta ese punto desde otras áreas sin depender del mismo nivel de tareas manuales que existía anteriormente.
El proyecto demuestra que una obligación normativa también puede convertirse en el momento adecuado para revisar procesos que llevaban tiempo necesitando una evolución.
Desde COASER planteamos VeriFactu con Odoo precisamente desde esa perspectiva. Primero analizamos cómo trabaja la empresa, después definimos qué procesos deben formar parte de la implantación y finalmente configuramos, probamos y formamos antes de la puesta en marcha.
Llegar preparado a VeriFactu con una gestión mejor conectada
Preparar VeriFactu no debería consistir únicamente en comprobar que una factura incorpora los elementos exigidos por la normativa. Para una empresa, el verdadero objetivo es poder seguir trabajando con normalidad cuando llegue su fecha obligatoria.
En este proyecto, la implantación de Odoo permitió abordar ambos aspectos al mismo tiempo: preparar el sistema para VeriFactu y mejorar la forma en la que la información llega hasta facturación.
La empresa consiguió así sustituir un proceso con diferentes puntos manuales por un entorno más conectado, con mayor trazabilidad y preparado para evolucionar conforme aparezcan nuevas necesidades.
Si tu empresa todavía tiene pendiente decidir cómo va a afrontar VeriFactu y estás valorando Odoo como solución, podemos analizar contigo el punto de partida y definir qué debería incluir la implantación.
